A MAGYAR NÖVÉNYVÉDŐ MÉRNÖKI ÉS NÖVÉNYORVOSI KAMARA VAS MEGYEI TERÜLETI SZERVEZETE ADATKEZELÉSI és ADATVÉDELMI SZABÁLYZATA – 2018.

A Magyar Növényvédő Mérnöki és Növényorvosi Kamara Vas Megyei Területi Szervezete (a továbbiakban: Kamara) (9762 Tanakajd, Ambrózy sétány 2/A.) az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 Rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/64/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet vagy GDPR), illetve az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) alapján a Kamara a szervezeténél zajló adatkezelés rendjét – különösen a Magyar Növényvédő Mérnöki és Növényorvosi Kamaráról szóló 2000. évi LXXXIV. törvény (a továbbiakban: Kamarai tv.), a Magyar Növényvédő Mérnöki és Növényorvosi Kamara, valamint a Kamara Alapszabálya, továbbá a Magyar Növényvédő Mérnöki és Növényorvosi Kamara Szervezeti és Működési Szabályzata a figyelembevételével – az alábbiak szerint határozza meg.

  1. A Szabályzat célja
  2. A Kamara Adatkezelési és Adatvédelmi Szabályzatának (a továbbiakban: Szabályzat) célja, hogy
  3. a) biztosítsa a Kamara tevékenysége során a személyes adatok védelméhez fűződő információs önrendelkezési jog érvényesülését,
  4. b) a Kamara által kezelt személyes adatok jogosulatlan felhasználásának megakadályozása érdekében meghatározza az adatok kezelése során irányadó adatvédelmi és adatbiztonsági szabályokat,
  5. c) a Kamara feladatai teljesítéséhez, többek között a tagnyilvántartás, valamint más nyilvántartások vezetéséhez kapcsolódóan meghatározza a kamarai nyilvántartások vezetésének rendjét,
  6. d) meghatározza a Kamarai tagjainak adatszolgáltatási rendjét
  7. Jelen Szabályzat meghatározza a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének, valamint az Infotv. szerinti közzétételi lista elkészítésének és kezelésének rendjét.
  8. A Szabályzat hatálya

1.A Szabályzat személyi hatálya kiterjed a Kamara szervezetére, illetve azok tagjára, (tagra, tisztségviselő tagra, ügyintéző szervek nem tisztségviselő tagjára, utóbbi kettő együtt tisztségviselő) és munkavállalóira.

  1. A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed a Kamaránál folytatott valamennyi a papír alapú és elektronikus adatkezelésre.

III. Értelmező rendelkezések és adatvédelmi alapelvek

  1. A Szabályzat alkalmazása során a GDPR-ben és az Infotv.-ben meghatározott fogalommeghatározások az irányadók.
  2. Adatvédelem GDPR-ben és az Infotv.-ben meghatározott alapelveinek megfelelően:
  3. 1. A személyes adatok védelméhez való jog a természetes személyek GDPR-ben és az Alaptörvényben biztosított alapjoga, amely garantálja az érintettek információs önrendelkezési jogát. Az információs önrendelkezési jog az érintettek beleegyezésének hiányában kizárólag törvényi felhatalmazás alapján korlátozható.

2.2. Az információs önrendelkezési jog tiszteletben tartása érdekében a Kamara személyes adatot csak a törvényben írt esetekben (kötelező adatkezelés), illetve akkor kezelhet, ha ahhoz az érintett kifejezetten hozzájárult.

  1. 3. A Kamara tagjai, tisztségviselői és munkavállalói a feladataik ellátása körében személyes és különleges adatot csak a vonatkozó jogszabályok előírásainak betartásával kezelhetnek, és kötelesek az általuk megismert személyes adatokat hivatali titokként megőrizni.
  2. 4. A Kamara adatkezelést végző tagja, tisztségviselője és alkalmazottja fegyelmi, kártérítési, szabálysértési és büntetőjogi felelősséggel tartozik a feladat- és hatáskörének gyakorlása során tudomására jutott személyes adatok jogszerű kezeléséért, a Kamara nyilvántartásaihoz rendelkezésére álló hozzáférési jogosultságok jogszerű gyakorlásáért.
  3. 5. Személyes adat kezelésére csak a Kamara jogszabályban meghatározott feladat- és hatáskörének gyakorlásához szükséges célból, jog gyakorlása vagy kötelezettség teljesítése érdekében van lehetőség.

Törvényben elrendelt adatkezelés esetén kizárólag a felhatalmazást adó törvényben meghatározott célból valósulhat meg adatkezelés. A Kamara által kezelt – vagy a Kamara feladatainak ellátásához más adatkezelő által rendelkezésre bocsátott – személyes adatok magáncélra való felhasználása tilos.

Az adatkezelésnek mindenkor meg kell felelnie a célhoz kötöttség alapelvének. A személyes adat csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezelhető.

Ha az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatok kezelése egyébként jogellenes, az adatokat törölni kell. A törlés az adatok oly módon történő felismerhetetlenné tétele, hogy helyreállításuk már nem lehetséges.

  1. 6. Ha a Kamara tagja, tisztségviselője, alkalmazottja tudomást szerez arról, hogy az általa kezelt személyes adat hibás, hiányos, vagy időszerűtlen, köteles azt helyesbíteni, vagy helyesbítését az adat rögzítéséért felelős munkatársnál kezdeményezni.
  2. Azon kamarai eljárások során, amelyekben a Kamarai tv. szerint a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (Ket.) rendelkezései az alkalmazandók, a Ket. adatvédelmi- adatkezelési rendelkezései az irányadók.
  3. Az adatvédelmi tudatosság erősítése érdekében a Kamara biztosítja a szervezeten belüli szakmai felkészültséget az új jogszabálynak való megfeleléshez. A szervezetén belül az adatkezeléssel összefüggő döntések meghozatalában közreműködő tagok, tisztségviselők, munkavállalók megfelelő felkészültsége elengedhetetlen az új adatvédelmi rendelet megfelelő alkalmazásához.
  4. Az adatkezelés kritériumainak felülvizsgálata során a Kamara áttekinti az adatkezelés célját, szempontrendszerét, a személyes adatkezelés koncepcióját. A kamara követi, rögzíti az adatok sorsát. A Kamara mindent megtesz annak érdekében, hogy összhangba tudjon kerülni az általános adatvédelmi rendeletben lefektetett elszámoltathatóság elvével és biztosítani tudja a jogszerű adatkezelést vagy adatfeldolgozást.
  1.   Az érintett megfelelő tájékoztatása érdekében a Kamara vállalja, hogy az átláthatóság elve érvényesülése érdekében, a nyilvánosságnak vagy az érintettnek nyújtott tájékoztatás tömör, könnyen hozzáférhető és könnyen érthető legyen, valamint hogy azt világos és közérthető nyelven fogalmazzák meg, illetve – ezen túlmenően – szükség esetén vizuálisan is megjelenítsék. A Kamara vállalja a tisztességes és átlátható adatkezelés elve megvalósulása érdekében, hogy az érintett tájékoztatást kapjon az adatkezelés tényéről és céljairól. Az adatkezelő olyan további információt is az érintett rendelkezésére bocsát, amelyek a tisztességes és átlátható adatkezelés biztosításához szükségesek, figyelembe véve a személyes adatok kezelésének konkrét körülményeit és kontextusát. A tájékoztatáshoz való jog előzetesen, az adatkezelés során annak megszűnéséig megilleti az érintettet.

 

  1.   Az érintettek jogai

– a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférés;

– azok helyesbítése;

– azok törlése („az elfeledtetéshez való jog”). E jog alapján az érintett kérésére adatait az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül köteles törölni, amennyiben az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulást;

– kezelésének korlátozása;

– a profilalkotás és az automatizált adatkezelésen elleni tiltakozás;

– az adathordozhatósághoz való jog. E joga alapján az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa egy adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat géppel olvasható formátumban megkapja és ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná az az adatkezelő, amelynek a személyes adatokat a rendelkezésére bocsátotta. Az interneten megvalósuló adatkezelések kapcsán nem elegendő a törléshez való jogot biztosítani, hiszen az adatok nem csak egy adatkezelőnél rögzülnek, hanem sok más adathordozón is, ezentúl a keresőmotorok a korábban tárolt verziókat is elérhetővé teszik. Az új általános adatvédelmi rendelet szabályai értelmében az internet sajátosságaira tekintettel azt is lehetővé kell tenni, hogy az adatalany az adatok minden lehetséges elérési pontján töröltethesse azokat, hiszen csak ez vezet el a tényleges joggyakorláshoz.

 

  1.  Az érintett hozzáférési joga alapján a Kamara indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A tájékoztatási kötelezettségnek való könnyű megfelelést biztosítja egy olyan biztonságos online rendszer üzemeltetése, melyen keresztül az érintett könnyen és gyorsan hozzáférhet a szükséges információhoz.  9. Az adatkezelés jogalapja tisztázása körében a Kamara áttekinti az általa végzett adatkezeléseket, majd az új szabályozás által meghatározott jogalapokhoz és az ahhoz kapcsolódó kötelezettségekhez igazodva biztosítja az információs önrendelkezési jog érvényesülését.
  1. A Kamara megvizsgálja az adatkezelés folyamatát a hozzájáruláson alapuló adatkezelés GDPR szerinti kritériumait illetően. A GDPR-ben és az Infotv.-ben rögzített hozzájárulás és kifejezett hozzájárulás fogalmát alapján a hozzájárulás kizárólag akkor tekinthető jog szerint elfogadhatónak, ha mindhárom tartalmi követelményt, az önkéntességet, a határozottságot (egyértelműség) és a tájékozottságot is teljesíti. A hozzájárulásból félreérthetetlenül következnie kell, hogy az érintett beleegyezik az adatkezelésbe. Ha az adatkezelés az érintett hozzájárulásán alapul, kétség esetén az adatkezelőnek kell bizonyítania, hogy az adatkezelési művelethez az érintett hozzájárult.

 

  1.  Gyermekek jogainak kiemelt védelmére figyelemmel, a Kamara amennyiben gyermekek személyes adatait is kezeli, kiemelt figyelmet fordít a GDPR információs társadalommal összefüggő szolgáltatások vonatkozásában megállapított, gyermekek adatkezelésére vonatkozó szabályaira. A gyermek életkorára az Infotv. és a GDPR is meghatározó. A közvetlenül gyermekeknek kínált, információs társadalommal összefüggő szolgáltatások vonatkozásában végzett személyes adatok kezelése akkor jogszerű, ha a gyermek a 16. életévét betöltötte. A 16. életévét be nem töltött gyermek esetén, a gyermekek személyes adatainak kezelése csak akkor és olyan mértékben jogszerű, ha a hozzájárulást a gyermek feletti szülői felügyeletet gyakorló adta meg, illetve engedélyezte. A hozzájárulás tekintetében a tagállamok 13. életévnél nem alacsonyabb életkort is megállapíthatnak.

 

  1.  Adatvédelmi incidens bejelentése körében a Kamara nyilvántartást vezet az adatvédelmi incidenssel kapcsolatos intézkedések ellenőrzése, valamint az érintett tájékoztatása céljából, amely tartalmazza az érintett személyes adatok körét, az adatvédelmi incidenssel érintettek körét és számát, az adatvédelmi incidens időpontját, körülményeit, hatásait és az elhárítására megtett intézkedéseket, valamint az adatkezelést előíró jogszabályban meghatározott egyéb adatokat. Az érintett kérelmére az adatkezelő erről tájékoztatást ad. 

A GDPR alapján a Kamarának a személyes adat jogellenes kezelése vagy feldolgozása esetén bejelentési kötelezettsége keletkezik a felügyelő hatóság felé. A Kamara indokolatlan késedelem nélkül – ha lehetséges, legkésőbb 72 órával azután, hogy az adatvédelmi incidens a tudomására jutott – megteszi a bejelentést a felügyeleti hatóságnak kivéve, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve.

 

 

  1.  Beépített adatvédelem, előzetes adatvédelmi hatásvizsgálat teljesülése érdekében bizonyos esetekben a Kamarának az adatkezelést megelőzően adatvédelmi hatásvizsgálatot kell lefolytatni arra vonatkozóan, hogy a tervezett adatkezelési műveletek a személyes adatok védelmét hogyan érintik.

Ha az adatvédelmi hatásvizsgálat szerint az adatkezelési műveletek olyan magas kockázattal járnak, amelyet az adatkezelő nem képes a rendelkezésre álló technológia és a végrehajtási költségek szempontjából is megfelelő intézkedésekkel mérsékelni, az adatkezelést megelőzően a felügyeleti hatósággal konzultálni kell. A hatásvizsgálat során – figyelemmel az adatkezelés jellegére, hatókörére, körülményére és céljaira valamint a kockázatok forrásaira – meg kell vizsgálni, hogy a tervezett adatkezelési műveletek a személyes adatok védelmét hogyan érintik.

 

  1.  A Kamara adatvédelmi tisztviselőt alkalmaz a köztestületi jellegére tekintettel. Az adatvédelmi tisztviselő kinevezése az adatbiztonság megerősítését, az érintettek jogérvényesítésének elősegítését célozza.

 

  1. Az érintett jogai
  2. A Kamara biztosítja, hogy az érintett (aki lehet akár a Kamara tagja, tisztségviselője, munkatársa, illetve a Kamarán kívüli 3. természetes személy, akinek az adatát a Kamara kezeli) a Kamara által kezelt adataihoz hozzáférjen.
  3. Az érintett tájékoztatást kérhet a Kamarától a személyes adatainak kezeléséről, és kérheti személyes adatainak helyesbítését, illetve – a jogszabályban elrendelt adatkezelések kivételével – azok törlését, valamint – ha arra törvény felhatalmazza – tiltakozhat személyes adatainak kezelése ellen.
  4. A tájékoztatás ingyenes, ha a tájékoztatást kérő az adott naptári évben azonos adatkezelésre vonatkozó tájékoztatási kérelmet még nem nyújtott be. Egyéb esetekben költségtérítés állapítható meg, amelynek fedeznie kell a tájékoztatással kapcsolatban felmerült közvetlen költségeket. A már megfizetett költségtérítést vissza kell téríteni, ha az adatokat jogellenesen kezelték, vagy ha a tájékoztatás kérése a személyes adat helyesbítését eredményezte.
  5. Amennyiben törvény alapján az érintett tájékoztatása nem tagadható meg, a tájékoztatás – a GDPR 15. cikkében, illetve az Infotv. 15. § (1) bekezdés alapján – kiterjed különösen a kezelt adatok megjelölésére, az adatkezelés céljára, jogalapjára, időtartamára, az adatfeldolgozó nevére, címére és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységére, továbbá arra, hogy kik és milyen célból kapják vagy kapták meg az adatokat.
  6. A tájékoztatást a Kamara köteles a kérelem benyújtásától számított legrövidebb idő alatt, legfeljebb 1 hónapon belül, közérthető formában – érintett kérelmére – írásban megadni. Ez a határidő ha a kérelem összetettsége és a kérelmek száma szükségessé teszi, további 2 hónppal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról a Kamara a késedelem okának megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított 1 hónapon belül tájékoztatja az érintettet.

A Karama tájékoztatja az érintettet a tájékoztatás elmaradásával kapcsolatos panasztételi és bírósági jogorvoslati jogáról.

  1. Az elutasított tájékoztatás iránti kérelmekről a Kamara nyilvántartást vezet, melyről a tárgyévet követő január 31-éig a Kamara elnöke írásban tájékoztatja a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságot (a továbbiakban: Hatóság).
  2. A valóságnak nem megfelelő adatot a Kamara – amennyiben a szükséges adatok rendelkezésre állnak – köteles helyesbíteni.
  3. A kezelt adatot törölni kell, ha:
  4. a) a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
  5. b) az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
  6. c) az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre,
  7. d) a személyes adatokat jogellenesen kezelték;
  8. e) a személyes adatokat az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;
  9. f) a személyes adatok gyűjtésére a 8. cikk (1) bekezdésében említett, információs társadalommal összefüggő szolgáltatások kínálásával kapcsolatosan került sor.

Ha a Kamara nyilvánosságra hozta a személyes adatot, és azt törölni köteles, az elérhető technológia és a megvalósítás költségeinek figyelembevételével megteszi az észszerűen elvárható lépéseket – ideértve technikai intézkedéseket – annak érdekében, hogy tájékoztassa az adatokat kezelő adatkezelőket, hogy az érintett kérelmezte tőlük a szóban forgó személyes adatokra mutató linkek vagy e személyes adatok másolatának, illetve másodpéldányának törlését.

A törlés nem alkalmazandó, amennyiben az adatkezelés szükséges:

  1. a) a véleménynyilvánítás szabadságához és a tájékozódáshoz való jog gyakorlása céljából;
  2. b) a személyes adatok kezelését előíró, az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jog szerinti kötelezettség teljesítése, illetve közérdekből vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat végrehajtása céljából;
  3. c) a 9. cikk (2) bekezdése h) és i) pontjának, valamint a 9. cikk (3) bekezdésének megfelelően a népegészségügy területét érintő közérdek alapján;
  4. d) a 89. cikk (1) bekezdésével összhangban a közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból, amennyiben az (1) bekezdésben említett jog valószínűsíthetően lehetetlenné tenné vagy komolyan veszélyeztetné ezt az adatkezelést; vagy e) jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez.
  5. Az adat helyesbítéséről vagy törléséről az érintetten kívül mindazokat tájékoztatni kell, akiknek az adatot továbbították, kivéve, ha a tájékoztatás elmaradása az adatkezelés céljára tekintettel az érintett jogos érdekeit nem sérti.
  6. Az érintettet az adatkezelés megkezdése előtt tájékoztatni kell a GDPR 12. cikk és az Infotv. 20.§-ában foglaltak szerint. Ez a tájékoztatás egyénileg írásban, valamint a Kamara honlapján elhelyezett közlemény formájában is megtehető.
  7. Az érintett tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen, ha
  8. a) a személyes adatok kezelése (továbbítása) kizárólag az adatkezelő vagy az adatátvevő jogának vagy jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha az adatkezelést törvény rendelte el;
  9. b) a személyes adat felhasználása vagy továbbítása közvetlen üzletszerzés, közvélemény-kutatás vagy tudományos kutatás céljára történik;
  10. c) a tiltakozás jogának gyakorlását a GDPR vagy törvény lehetővé teszi.
  11. Amennyiben a tiltakozás indokolt, az adatkezelő köteles az adatkezelést (további adatfelvételt, adattovábbítást) megszüntetni és az adatokat zárolni, valamint a tiltakozásról, és az annak alapján tett intézkedésekről értesíteni mindazokat, akik részére a tiltakozással érintett személyes adatot korábban továbbította.
  12. Ha az érintett nem ért egyet a tiltakozásának elbírálása eredményeként hozott adatkezelői döntéssel, a döntés ellen a közléstől számított harminc napon belül – az Infotv. 22. §-ában foglalt módon – bírósághoz fordulhat.
  1. Adatállományok (nyilvántartások) létrehozása,

ügyviteli és nyilvántartási célú adatkezelés

  1. Törvényi felhatalmazás hiányában az adatkezelés alapjául kizárólag az érintett megfelelő tájékoztatásán alapuló, önkéntes és határozott – különleges adat esetén írásbeli – hozzájárulása szolgálhat, amelyben félreérthetetlen beleegyezését adja a megfelelő személyes adatok meghatározott célból és körben történő kezeléséhez. A hozzájárulás megszerzése során az érintettet kifejezetten figyelmeztetni kell a beleegyezés önkéntességére. A Kamara a hozzájárulást – a későbbi igazolhatósága érdekében – különleges adatnak nem minősülő személyes adatok esetén is írásban rögzíti.
  2. A Kamara az adatkezelés eltérő célja alapján ügyviteli és nyilvántartási célú adatkezeléseket végez.
  3. 1. Az ügyvitelhez kapcsolódó adatkezelés az ügy (bejelentés) nyilvántartásához (iktatásához), feldolgozásához kapcsolódik. Alapvető célja az adott ügyhöz tartozó eljárás lefolytatásához, az adatkezelés szereplőinek azonosításához és az ügy befejezéséhez szükséges adatok biztosítása. Az ügyviteli célú adatkezelés során a személyes adatok kizárólag az adott ügy irataiban és az ügyviteli segédletekben szerepelnek; kezelésük ebből a célból csak az alapul szolgáló irat selejtezéséig lehetséges.
  4. 2. A nyilvántartási célú adatkezelés az Infotv.-ben, a Kamarai tv.-ben, továbbá más jogszabályokban és a Kamara SZMSZ-ében előre meghatározott adatkörök alapján gyűjtött adatfajtákból álló adatállományt hoz létre, az adatkezelés időtartama alatt biztosítva az adatok különböző jellemzők alapján történő visszakereshetőségét, lekérdezhetőségét.
  5. A Kamara a Kamarai tv. alapján a következő nyilvántartásokat vezeti:
  6. a)  titkára a Kamara tagjairól névjegyzéket vezet és erről szükség szerint statisztikai adatokat szolgáltat;

Az a)  pont szerinti nyilvántartás tartalmazza

–természetes személy esetén a nevet, születési nevet, születési helyet, születési időt, anyja nevét, állampolgárságot, lakhelyet, telephelyet, elérhetőséget (telefonszám, faxszám, e-mail cím, levelezési cím);

–jogi személy, valamint jogi személyiséggel nem rendelkező gazdálkodó szervezet esetén a cégnevet, adószámot, székhelyet, telephelyet, elérhetőséget (telefonszám, faxszám, e-mail cím, levelezési cím).

4.) A Kamarának az SZMSZ felhatalmazása alapján vezetett nyilvántartásai – amelyek adattartalma a személyes adatok tekintetében a tagok önkéntes adatszolgáltatásán, az adatkezelés a tagok hozzájárulásán alapul – a következők:

  1. a) az illetékességébe tartozó kamarai tagok tekintetében

                                                      – Tagsági igazolvány és bélyegző nyilvántartás

                                                      – továbbképzéséről vezetett nyilvántartás.

Az érintettnek az illetékes területi szervezeteknek történő adatszolgáltatása egyben az országos Kamara részére való adatszolgáltatásnak minősül. Az országos Kamara akkor használja fel, rendszerezi, tárolja stb. az adatot, ha az adat jellegéből, az azzal kapcsolatos eljárásból az feltétlenül szükséges.

Az adatkezelés megkezdése előtt az érintettet a fentiekről tájékoztatni kell.

A területi szervezetek közti adatközlés az érintett hozzájárulásával, a tagok átigazolása esetén az SZMSZ-ben szabályozott módon történik.

  1. Adattovábbítási nyilvántartás, adattovábbítás megkeresés alapján,

az adattovábbítás rendje

  1. A Kamarán kívülre személyes adat továbbítása csak az érintett hozzájárulásával lehetséges, kivéve a büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény alapján,

           a közigazgatási és hatósági eljárás és szolgáltatás szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény             adatvédelmi rendelkezései alapján,

            etikai/fegyelmi eljárás a Kamarai tv. és törvényi felhatalmazásból eredően az Alapszabály, SZMSZ alapján,

            egyéb jogszabályi előírás alapján.

  1. A Kamaránál történt minden adattovábbításról (országos és területi szervezeti egységeknél) nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza az Infotv. 15.§ (2) bekezdésében foglaltakat. Az adattovábbítási nyilvántartásban tárolt adatok személyes adatot érintő adattovábbítás esetén 5 év, különleges adatot érintő adattovábbítás esetén 20 év elteltével törölhetők.
  2. A Kamarán kívüli szervtől vagy magánszemélytől érkező, a személyes adatok közlésére irányuló megkeresés csak akkor teljesíthető, ha az érintett erre írásban felhatalmazza a Kamarát. Az érintett előzetesen is adhat ilyen tartalmú felhatalmazást, amely szólhat valamely időtartamra és a megkereséssel élő szervek vagy személyek meghatározott körére.
  3. A Kamara által jogszabály rendelkezése alapján vezetett nyilvántartásból való adatközlésre irányuló megkeresést a nyilvántartás vezetéséről rendelkező jogszabályban (elsődlegesen Kamarai tv.) meghatározottak szerint kell teljesíteni.
  4. Az adatkezelést végző személy bármely adattovábbításra irányuló megkeresés beérkezéséről haladéktalanul tájékoztatja az adatkezelést végző szervezeti egység felelős vezetőjét.
  5. A szervezeti egység vezetője a rendelkezésre álló adatok alapján megvizsgálja az adattovábbítás feltételeinek fennállását, a kérés teljesíthetőségét, szükség esetén további tájékozódást végez. A megkeresés teljesíthetőségéről a szervezeti egység vezetője 15 napon belül dönt. A döntés ellen az adatkérő 15 napon belül írásban benyújtott panasszal fordulhat a Kamara elnökéhez. Az elnök a panasszal kapcsolatosan 15 napon belül dönt.
  6. Amennyiben az adattovábbítás feltételei fennállnak, az adatokat a megkeresést benyújtónak rendelkezésre kell bocsátani. Az adatok átadásával kapcsolatban felmerült költségeket a megkeresést benyújtó viseli. Az adatok átadásáról szóló jegyzőkönyv felvételéről az adatkezelést végző szervezeti egység vezetője gondoskodik.

VII. A Kamara tagjai és alkalmazottai személyes adatainak kezelése

  1. A Kamara tagjaira és munkavállalóira vonatkozó adatkezelést – figyelemmel az Infotv. 65. §-a (3) bekezdésének a) pontjára – nem kell bejelenteni az adatvédelmi nyilvántartásba.
  2. A kamarai tagok, a tisztségviselők, valamint a munkavállalók személyi iratainak és adatainak kezelését a GDPR, a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény, az Infotv. és a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény szerint kell ellátni.
  3. Személyi irat minden – bármilyen anyagon, alakban és bármilyen eszköz felhasználásával keletkezett – adathordozó, amely a tagsági/munkaviszony létesítésekor, fennállása alatt, megszűnésekor, ill. azt követően keletkezik, és a tag/alkalmazott személyével összefüggésben adatot, megállapítást tartalmaz.
  4. A tagokról, tisztségviselőkről és a munkavállalókról csak a tagsággal, tisztséggel, illetve a munkaviszonnyal összefüggő adat tárolható. Az érintettől csak olyan nyilatkozat, vagy adatlap kitöltése kérhető, amely személyiségi jogait nem sérti.
  5. A tagsággal, munkaviszonnyal összefüggésben a Kamara nyilvántartásokat vezet, különösen személyi anyagok, egészségbiztosítási ellátások nyilvántartása, magán-nyugdíjpénztári nyilvántartás, fizetési jegyzékek, járulék-nyilvántartások, számfejtési anyagok, bérfeladások, bérátutalások, statisztikai jelentések, személyi jövedelemadó nyilvántartások, OEP elszámolások, adó- és járulékbevallások, kiküldetési rendelvények nyilvántartása, hivatali célra saját gépkocsi használat nyilvántartása.
  6. A személyi iratokat és a személyi adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen. A személyi iratokat, egyéb papír alapú nyilvántartásokat a Kamara hivatalos helyiségében, zárható szekrényben kell tárolni, megakadályozandó, hogy illetéktelenek hozzáférjenek. Az elektronikusan tárolt adatok esetén is gondoskodni kell az adatvédelemről.
  7. A személyi iratokat az illetékes ügyintéző a munkavégzéshez szükséges mértékben használhatja. Az iratokba a munkáltatói jogkör gyakorlójának is joga van betekinteni.
  8. A tagsággal, tisztséggel, munkaviszonnyal kapcsolatos személyi irat, dokumentum kizárólag személyesen, vagy meghatalmazott útján vehető át, illetve tértivevényes ajánlott küldeményként az érintett lakcímére postázandó.
  9. A Kamara által kiírt pályázatokra beküldött jelentkezésekhez mellékelni kell a pályázóknak a személyes adatok kezeléséhez a pályázati anyaggal együtt megadott személyes hozzájárulását. A pályázat elbírálása után az eredménytelen pályázók személyes adatait tartalmazó adathordozókat a pályázónak – kérésére – 90 napon belül vissza kell küldeni, vagy a pályázónak a személyes adatai további pályázatok során történő felhasználására vonatkozó hozzájárulása hiányában meg kell semmisíteni. A megsemmisítésről (törlésről) jegyzőkönyvet kell felvenni.
  10. A Kamarához bármilyen formában álláskeresési céllal (hirdetésre, spontán módon) eljuttatott önéletrajzokban lévő személyes adatok kezeléséhez az érintett hozzájárulását vélelmezni kell. Alkalmazás hiányában a személyes adatokat törölni kell.

VIII. A kamara tagjainak adatszolgáltatása

  1. A Kamarai tv. alapján a Kamara a tagjairól névjegyzéket vezet, amely tartalmazza a kamarai tag:
  2. a) regisztrációs számát,
  3. b) nevét, születési nevét,
  4. c) születési helyét, idejét,
  5. d) anyja nevét,
  6. e) lakcímét, elérhetőségét (telefon, fax, e-mail),
  7. f) felsőfokú végzettség megnevezését, oklevelet kiállító intézmény nevét, okirat számát,
  8. g) vásárlási engedély számát,
  9. h) szakterületét,
  10. i) a tagsági jogviszony kezdő időpontját,
  11. j) tagsági igazolvány számát,
  12. k) oktatásokon való részvételének időpontját,
  13. l) kitüntetések időpontját,
  14. m) fegyelmi eljárások, büntetések
  15. n) felfüggesztés időpontját,
  16. Az 1. a-k) pont alatti adatokról a tag a tagsági viszony létesítésével egyidejűleg, változás esetén pedig a változást követő harminc napon belül nyilatkozik a Kamara részére.
  17. A tag az adatokról a Kamara által a Kamara internetes honlapján rendelkezésre bocsátott formanyomtatvány kitöltésével szolgáltat adatot.
  18. Amennyiben a Kamara megállapítja, hogy a tag tévesen szolgáltatott adatot, a tagot harminc napos határidővel hiánypótlásra hívja fel.
  19. Az adatok szolgáltatását követően a Kamara a tagot emailen, ennek hiányában írásban értesíti a Kamara tagjaként történő nyilvántartásba vételéről, valamint az 1. a) pont szerinti kamarai nyilvántartási számáról.
  20. Az 1. pontban meghatározott adatok nem nyilvánosak, azokba betekinteni csak az érintett, illetve harmadik személy az érintett hozzájárulásával vagy törvényi felhatalmazás alapján jogosult.
  21. A tag kifejezett nyilatkozattal kérheti, illetve hozzájárulhat bizonyos adatainak (elsősorban elérhetősége) Kamara honlapján, illetve egyéb formában történő nyilvánosságra hozatalához.
  22. A kamarai tagsági viszony megszűnésével a volt kamarai tagot a Kamara törli a tagjegyzékből. A Kamara a tagsági viszony megszűnését követően akkor kezeli az 1. pontban rögzített adatok köréből az igény érvényesítése érdekébe elengedhetetlenül szükséges adatokat, ha a tagnak a tagsági viszony megszűnésének időpontjában tagdíjhátraléka marad fenn. Ebben az esetben a Kamara az adatokat a tagdíjhátralék kiegyenlítéséig vagy behajtásáig, de legfeljebb 5 évig kezeli.
  23. Kamara tagjának azonosítása kizárólag neve és kamarai nyilvántartási száma alapján történhet.
  24. A szakmai nyilvántartásban szereplő adatokat a tag neve és kamarai nyilvántartási száma alapján kell nyilvántartani.
  25. Amennyiben a tag önkénes adatszolgáltatás keretében a kamarával közli internetes címét, a kamara a taggal a megjelölt internetes címen keresztül tart kapcsolatot.
  26. A kamarai tagsági viszony fennállásáról kizárólag a Kamara titkára állíthat ki igazolást.
  27. Az adatszolgáltatási rendelkezések végrehajtásáról az országos és a területi Kamara elnöke gondoskodik.
  28. Adatbiztonsági előírások
  29. Az informatikai adatbiztonsági előírások részletes meghatározását, valamint az iratok kezelési szabályait külön szabályzat és a vonatkozó jogszabályok tartalmazzák.
  30. A közérdekű adatok megismerésére vonatkozó igény teljesítése

1.A Kamara tekintetében közérdekű adatnak a Kamara közfeladataival kapcsolatos adatok minősülnek.

  1. A Kamara által kezelt közérdekű adat és a közérdekből nyilvános adat megismerésére irányuló igény szóban, írásban vagy elektronikus úton nyújtható be a Kamara elnökének címezve a Kamara levelezési címére, e-mail címére, telefon és fax-számára.
  2. A közérdekű adat megismerésére irányuló igénynek a Kamara elnöke a tudomására jutástól számított 15 napon belül írásban tesz eleget, feltéve, hogy az adat szolgáltatásának nincs törvényben meghatározott akadálya. Amennyiben az adatigénylés egyúttal az igényelt adat hordozójáról készült másolat szolgáltatására irányul, a másolatkészítés költségei az adatigénylőt terhelik.
  3. Amennyiben az adatigénylés törvényben meghatározott akadályba ütközik, az igény teljesítését a Kamara elnöke a tudomására jutástól számított 8 napon belül megtagadja, egyúttal erről, valamint a megtagadás indokáról az igénybe vehető jogorvoslatról az adatigénylőt írásban vagy elektronikus úton tájékoztatja.
  4. Az elutasított kérelmekről a Kamara nyilvántartást vezet, amelyben fel kell tüntetni az adatigénylő nevét és egyéb – általa megadott – adatait, az adatigénylés Kamarához érkezésének dátumát, az adatigénylés megtagadásának tényét és indokát, az adatigénylés megtagadásáról való döntés közlésének dátumát. E nyilvántartásban foglaltakról minden évben január 31-ig a Kamara elnöke tájékoztatja a Hatóságot.
  5. A közérdekű adat megismerésére irányuló igény teljesítése tekintetében az e Szabályzatban nem szabályozott kérdésekben az Infotv. rendelkezései alkalmazandók.
  6. A közzétételi lista elkészítése és kezelése
  7. A Kamara vonatkozásában az Infotv. 37. §-a szerinti közzétételi lista elkészítéséről a Kamara elnöke gondoskodik.
  8. A közzétételi listát a Kamara honlapján, annak minden felhasználó számára elérhető felületén kell közzétenni digitális formában.
  9. A közzétételi listába való betekintés, a lista letöltése, nyomtatása, az adatokból való kimásolás díjmentes.
  10. A közzétételi lista naprakészen tartásáról a Kamara elnöke gondoskodik.

XII. Hatálybalépés

Jelen Szabályzatot a Vezetőség 2018.06.19.napján megtartott ülésén hozott .3/2018(06.19.)számú határozatával fogadta el.

Ez a szabályzat 2018. 06. 27.-én lép hatályba.

Tanakajd, 2018. 06.20.

Both Gyula
elnök